Contactregistratie & taken

Contactregistratie

Met deze King Software optie registreert u een gesprek, een e-mail of een ander contactmoment met een relatie. Vanuit de contactregistratie kunt u dan een taak aan een collega of uzelf toewijzen. Per contactregistratie is het mogelijk om de datum en tijd, de persoon met wie u contact heeft en een omschrijving te registreren. U zoekt binnen het programma op deze velden en de registraties worden hierop ook gesorteerd.

De contactregistratie is volledig geïntegreerd met de Outlook-koppeling van King. Een e-mail wordt gemakkelijk gekoppeld aan een contactregistratie of andersom. Het is ook mogelijk om in de complete contactregistratie van debiteuren/crediteuren/relaties te zoeken.

Taken

Met de module 'taken' kunt u naar aanleiding van een contactregistratie één of meer vervolgacties of taken vastleggen. Per taak kunt u de gebruiker bijhouden die de taak moet uitvoeren, de begin- en einddatum, de prioriteit, de relatie waarop de taak betrekking heeft, de status van de taak, enzovoort.

De module 'taken' bevat tevens de mogelijkheid om XML-bestanden met taken te importeren en te exporteren. Bestaande taken (ook taken die met een ander programma zijn aangemaakt) exporteert u binnen een handomdraai.

Digitaal archief

De optie 'digitaal archief' biedt u de mogelijkheid om met King Software uw digitale documenten te beheren en deze te koppelen aan de juiste journaalpost, debiteur, crediteur of relatie. Bij het boeken is het mogelijk de bijbehorende documenten selecteren. Vanuit King kunt u documenten scannen en opslaan in King. De digitale documenten zijn te benaderen via het digitale archief maar zijn ook op te vragen via het journaal, de grootboekkaart, de debiteur, crediteur, relatie of de openstaande post.

Scannen

Scannen met King werkt als volgt:

  1. U scant het document vanuit King.
  2. U kiest de documentsoort. Hiermee kunt u de gescande documenten indelen in categorieën. Op basis van de categorieën kan een beperkte vorm van workflow worden opgezet.
  3. De bestandsnaam en bestandslocatie worden automatisch toegekend.
  4. Ook de nummering kan automatisch ingesteld worden, zodat de nummering aansluit. Het echter is ook mogelijk om het nummer over te nemen van een postregistratiesysteem.
  5. Daarnaast kunt u een intern en extern documentnummer vastleggen.
  6. Op basis van een gescand document wordt er een notitie aangemaakt voor de betreffende debiteur of crediteur (alleen met de optie 'contactregistratie en taken').

Let op: King ondersteunt alleen scanners die TWAIN-compatible zijn!